«Архивы – душа и память народа», - писал Константин Симонов. Без знания своих корней, деяний прошлых поколений рвется нить, связующая эпохи, рушится преемственность поколений.
Ленинградский областной государственный архив расположен в Выборге, в историческом здании, которое является памятником архитектуры регионального значения. С 1934 года до сегодняшнего дня в нем неизменно находятся архивы - разных стран и ведомств.
Как живет архив сегодня? Чем полезен современнику? Что интересного готовит в год 75-летия Великой Победы? Рассказывает директор Ленинградского областного государственного архива в городе Выборге Юлия Игоревна Крипатова.
Юлия Игоревна, как получилось, что в настоящее время документы Ленинградской области хранятся в разных архивах?
- Это связано и с историей Выборгской земли, и с историей самого архива. Это здание изначально строилось для архива по проекту городского архитектора У. Ульберга – мастера финского функционализма. В то время это был крупнейший провинциальный архив Финляндии, его коллекции охватывали документы по истории трех губерний: Выборгской, Миккельской и Куопиосской.
Менялись названия, ведомственная принадлежность архива, а вместе с ним состав и место хранения документов. Когда Ленинград и область были единым целым, до 1993 года, документы руководящих органов области передавались в ЦГА, а документы районных, городских (кроме Ленинграда), поселковых и сельских исполкомов – в Ленинградский государственный архив. Сегодня же документы по Ленинградской области концентрируются в нашем архиве. Однако исследователям и гражданам, подающим запросы, важно понимать, что так было не всегда, и что сведения по истории области приходится выявлять как в нашем, так и в Петербургских архивах.
Несмотря на то, что это архив Ленинградской области, в его фондах хранятся частично документы по истории Швеции, Финляндии, Карелии, даже Псковской и Новгородской областей и Петрограда.
На сегодняшний день вы – главный архив Ленинградской области?
- На данный момент - да. Причем, архив комплектующийся. Нам передают на хранение документы администрация и правительство, а также все органы исполнительной власти Ленинградской области, областные учреждения и организации. Историческое здание архива на ул. Штурма уже с начала 2000-х годов не имеет свободных площадей для приема. Поэтому был период, пока не было введено в эксплуатацию второе здание, когда архив не мог комплектоваться. И только в 2011 году, после реконструкции здания учебных мастерских в Выборге на улице Данилова, было открыто новое архивохранилище. Которое, кстати, на данный момент уже заполнено на 80 %. За прошлый год мы приняли 20 тысяч единиц хранения. Из них только шесть тысяч – основное делопроизводство, все остальное – документы по личному составу.
В этом году нам также передали под архив здание бывшей школы в поселке Павлово Кировского района. После реконструкции здания мы рассчитываем, что новое архивохранилище будет вмещать более 500 тысяч единиц хранения.
Но объемы, которые сейчас поступают, показывают, что и вместимость в 500 тысяч хранения может быть недостаточной. Сейчас при ликвидации организации все ее документы должны передаваться в архив. Это важно, чтобы бывшие работники могли при необходимости подтвердить свой стаж работы.
Нередко можно слышать о проблеме бесхозных документов. Откуда они берутся?
- Приведу пример с предприятием «Назия», которое ликвидировалось, не передав документы на хранение в архив. Сотрудники архивного отдела района случайно обнаружили документы предприятия в подвалах какого-то помещения. Понимая, насколько информация в этих документах важна для бывших сотрудников предприятия, мы в плановом порядке обработали брошенные документы и приняли на хранение. Когда люди узнали, что документы нашлись, в архив стало поступать огромное количество запросов для подтверждения стажа.
Сколько человек работает в областном архиве?
- У нас 60 штатных единиц. Около трети штата - хозяйственные сотрудники: бухгалтерия, дворники, уборщицы, кочегары. Возможно, сейчас это экзотика, но у нас своя угольная котельная. В той части Выборга, где расположен архив, нет центрального отопления.
Чем занимаются сотрудники архива?
- У нас работает шесть отделов. Отдел комплектования фондов работает с организациями - источниками комплектования, принимает документы, передаваемые на хранение в архив.
Отдел обеспечения сохранности, учета документов и фондов, а также лаборатория обеспечения сохранности берегут документы и заботятся о том, чтобы следующим поклонениям архивный фонд достался в целости и хорошем состоянии. Лаборатория была открыта в 2011 году в здании на улице Данилова. Здесь реставрируют около 1,5 тысяч листов в год.
Отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий – самый прогрессивный и быстро откликающийся на современные изменения и новшества. Его сотрудники создают электронные копии документов и научно-справочного аппарата, ведут базы данных – все это сильно упрощает поиск информации в архивных документах. Создают электронные выставки на портале архива, ведут страницы в социальных сетях.
Отдел публикации и научного использования документов занимается всем, что можно показать и о чем рассказать - экспозиционной деятельностью, подготовкой докладов и выступлений на конференциях, в СМИ, написанием статей и подготовкой к изданию сборников архивных документов и т.п.
В архиве есть и отдел, который исполняет запросы, поступающие от граждан: о трудовом стаже, заработной плате, имущественных правах, присвоении званий и наград, истории организаций, фактах биографии и многим другим вопросам.
В фондах Ленинградского областного государственного архива хранится более 1 млн 250 тысяч единиц хранения. С содержанием этих документов можно познакомиться в читальном зале архива. Здесь опытные сотрудники архива помогут исследователю сориентироваться и найти нужную информацию в архивных документах. С документами также можно познакомиться удаленно, на портале архива, где представлена информация практически о всех фондах архива.
Какое направление наиболее востребовано?
- Первое направление – это исполнение запросов. В начале 2000-х годов запросы были, в основном, по земле. Это нужно было для оформления дачных участков и подтверждения права собственности на землю. Сейчас таких запросов мало. Около 80% запросов сегодня - по стажу работы для оформления пенсии. С каждым годом растет количество запросов от организаций на обзор фондов по той или иной тематике. Например, просят написать краткую историю организации. Но, к сожалению, из-за нехватки сотрудников, мы вынуждены лишь рекомендовать изучить те или иные документы, и для этого приглашаем в читальный зал архива.
Много запросов от органов исполнительной власти. Особенно в преддверии 75-летия Победы. Учитывая послание президента и особое внимание к архивной отрасли, каждый руководитель считает должным подготовить сборник или статью, касающуюся развития его отрасли или работы организации во время Великой Отечественной войны. Мы уже сделали подборку документов для Законодательного собрания, правительства, Избирательной комиссии области.
Другое направление – это генеалогические исследования. Это сфера интересов простых граждан, и чаще финно-язычных, бабушки или прабабушки которых жили на нашей территории. В архиве им в помощь создается база данных по генеалогии.
С одной стороны, архивная отрасль консервативна, но у вас есть и нововведения. Чем вы особенно гордитесь?
- Гордимся, что можем сохранить историю, запечатленную в документах, и передать следующим поколениям в хорошем состоянии. Мы гордимся тем, что работаем в историческом здании, и нам удается сохранить не только его функциональность, но и атмосферу, застывшую в деталях, в его интерьерах.
Мы стали более открытыми: не прячем свои фонды, стараемся рассказать о том, что у нас есть «на злобу дня». К юбилейным событиям обязательно готовим подборку документов для интернет-проектов или выставки.
Так как архив располагается в Выборге, а Ленинградская область обширна, мы активно используем электронные ресурсы. У нас есть портал «Архивы Ленинградской области» (https://archiveslo.ru/), где размещены фонды и муниципальных архивов. Все выставки, которые мы готовим, также размещаются на этом портале.
Уже давно и успешно функционирует интернет-проект «Города Ленинградской области». Раз в квартал мы готовим подборку наших документов по истории одного из городов Ленобласти. Можно в электронном виде прочитать историческую справку и посмотреть архивные документы о прошлом города.
Мы создали страницу «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге» в социальной сети ВКонтакте. Благодаря этому неофициальному средству общения и количество посещений портала сразу возросло. Мы увидели, что людям интересно знать не только о том, какие у нас хранятся документы, но и чем живет архив. Оперативно публикуем информацию об интересных событиях в архиве, которые нередко проходят совместно с другими архивами.
Держать в руках подлинники приятно, но это вредит документам, поэтому мы, как и другие архивы, проводим оцифровку документов. Отсканированные образцы включаются в информационную систему «Архивы Ленинградской области», и с этого момента исследователи в читальном зале пользуются электронными копиями, а подлинники остаются неприкосновенными, в полной сохранности. Пока оцифровано небольшое количество документов, но эта работа ведется постоянно и включена в план работы архива. В первую очередь мы сканируем те документы, которые бо-лее востребованы в читальном зале и для исполнения запросов.
В связи с 75-летием Победы у вас работы прибавилось?
- Одно из новых направлений работы - формирование баз данных, посвященных Великой
Отечественной войне. Еще в декабре прошлого года у нас родилась идея создания электронной базы данных «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области». С января 2020 года проект «Живая память Победы» заработал в полном объеме.
Каждый житель Ленинградской области (и не только Ленинградской) может принести к нам в архив или в любой архивный отдел администрации района на территории Ленинградской области, либо в филиал МФЦ подлинники документов за 1941-1945 годы, которые хранятся в его семейном архиве. Там он дает согласие на размещение этих документов на портале «Архивы Ленинградской области». Документы сразу отсканируют и вернут, а электронные копии загрузят в базу данных. Результат можно видеть уже сейчас: на портале размещены десятки фотографий и историй участников войны.
Свои документы можно предоставить в архив и в электронном виде самостоятельно через личный кабинет на портале «Архивы Ленинградской области» (https://archiveslo.ru/). Здесь же, в личном кабинете на портале, можно подать социально-правовой, тематический или другой запрос. Для подачи запроса в архив можно воспользоваться и электронной почтой: obl.archiv@mail.ru.
Что нужно указать, чтобы запрос был принят?
- Запрос будет принят в любом случае, но для того, чтобы была возможность его исполнить, иногда необходимы дополнительные сведения. Например, чтобы подтвердить проживание человека, нужна следующая информация: фамилия, имя, отчество; населенный пункт, либо район, где человек проживал, и ориентировочно период проживания. Если интересует период до 1944 года – ответ будет выполнен по запросу. Если после 1944 года – мы можем дать сведения о человеке только при предоставлении документов, подтверждающих родство. Таковы требования закона о персональных данных. Чтобы соблюдалась конфиденциальность, ответы на такие запросы отправляются по почте.
Хранятся ли у вас документы под грифом «Секретно»?
- У нас есть такие документы. И работы по рассекречиванию, конечно, ведутся. Сейчас в архиве стоит вопрос не столько о введении в научный оборот новых документов, сколько о систематизации того, что имеется, и организации просветительской работы на базе этих документов.
Следуя посланию президента, мы решили выделить документы периода Великой Отечественной войны в отдельную базу данных и представить ее на портале, чтобы любой человек, интересующийся историей войны, мог познакомиться с этими документами.
Беседовала Татьяна МОЖАЕВА
Адрес архива: 188800, Ленинградская область, г. Выборг,
ул. Штурма, 1. Е-mail: obl.archiv@mail.ru. Приём граждан: вторник, четверг с 10.00 до 12.00, с 13.00 до 15.00. Время работы читального зала: понедельник, среда, четверг с 9.00 до 16.45.
